Ett första steg är att genomföra intäktsanalysen, även kallad kundanalys. Den ger bilden över kundportföljen och dess utveckling och visar på kundnivå hur intäkterna fördelar sig över totala kundportföljen. Den informationen är avgörande för att i ett andra steg finna relevanta och marknadsanpassade kundkategorier för uppdelning av kundportföljen.

Att begränsa sig innebär i allmänhet inte att avstå från kundsamarbeten. Det är endast en markering att det är viktigt att inte försöka tillfredsställa alla tänkbara kunders behov och önskemål eller att inte anstränga sig lika mycket för alla kunder. 

Kategorisering av kundportöljen i kundkategorier

Uppdelning efter var kunderna geografiskt befinner sig. Exempelvis “Södra”, “Mellersta” och “Norra” delarna av landet.

Företagsstorlek och användningsområde

Uppdelning efter antal anställda, omsättning, antal verkamhets- eller produktområden eller någon annan kvantitativ indikator.

Applikationsområden

Uppdelning efter hur kunderna använder en vara eller tjänst. 

Bransch

Uppdelning efter vilken branschtillhörighet kunden har.

Nytta för kunden

Uppdelning efter vilken nytta tjänsten eller produkten har för kunden.

Mognadsgrad

Exempelvis tjänsteföretag inriktar sig ofta på specifika funktioner hos kunden, ekonomi, inköp, produktion, marknad etc. Mognadsgraden hos hos kunden i den specifika funktionen kan för tjänsteföretag vara ett relevant sätt att kategorisera kundportföljen: “Ej utvecklad”, “Utvecklad” och “Mycket väl utvecklad”.

Kundrelationens livscykel

Innebär att företag kategoriserar kundportföljen efter hur företagets relation ser ut med kunden, exempelvis “Nya kunder”, “Fortsatt aktiva kunder”, “Återvunna kunder” och “Förlorade kunder”. En annan relationsinriktad uppdelning (Axelsson och Angdal, Studentlitteratur 2012)  är “Identifierade kundämnen”, “Nya kundrelationer”, “Etablerade kundrelationer”, “Relationsutveckling”, “Affärer som vanlig” och “Avvecklingskunder”.

Paretoprincipen, 80/20-regeln

Uppdelning efter 80/20-regeln i intäktsstrukturen, exempelvis “Gold”, “Silver, “Bronze” and “Copper” eller “Super 5%”, “Top 15%”, “Middle 50%” och “Bottom 30%” utifrån de intäkter kunderna ger företaget. Uppdelningen går att göra för senaste året, men även ackumulerat eller genomsnittligt för de senaste två eller tre åren.

ABC-klassificering

ABC-analysen bygger på samma grundtanke som paretoprincipen dvs intäktsanalys, men här delas kundportföljen in i tre (eller fler) delar, där den vanligaste delningen brukar innebära att A-kunder utgör 70% av den totala intäktsvolymen, B-kunder 20% och C-kunder 10%, utan att vara en allmängiltig delningsregel (delningen 60/30/10 är också vanlig, liksom 80/20). ABC är helt enkelt en variant av 80/20 regeln.

SDE-klassificering

Denna uppdelning bygger på analys av hur svårt det är att attrahera en viss kund inom ett visst område, exempelvis affärsområde. De tre kategorierna är ‘S=Scarce’, ‘D=Dificult’ och ‘E=Easy’. Svårighet deifinieras ofta som mängden nedlagda resurser (materiella och mänskliga) från första kontakt till affär.

ABC-flerkriterieanalys

En förekommande variant är att kombinera ABC med någon av de andra kundklassifikationerna. Resultatet blir då i exemplet nedan totalt nio kategorier, som grafiskt kan beskrivas på följande sätt (1,2, 3 beskriver den valda andraklassifikationen):

ABC-flerkriterieanalys, ej kumulativ visning